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企業信息化思考
來源: | 作者:潘顯明 | 發布時間: 2021-12-03 | 463 次瀏覽 | 分享到:
我們要讓企業從無到有的建立信息化系統,必須要深刻了解企業主的痛點,怎樣通過信息化的手段去解決企業急需解決的問題。

     

  我們在和企業談到信息化時,經常就會和企業主說你要上信息化系統,不上就晚了,和你同類型和規模的某某企業都用了,你再不用就會在市場競爭中落后,被市場淘汰,上了信息化才能增強企業的核心競爭力,在殘酷的市場競爭中取得先機。這樣講沒錯,但這有個前提,要企業能夠成功的建設好信息化系統,并很好的運行的情況下,這樣信息化才能發揮他的作用。這里所說的企業主要是指發展到一定階段,面臨著現有管理方式不能滿足企業主需求且還沒有建設信息化系統的中小企業。

  增強企業的核心競爭力,這是信息化系統運行成功后的必然結果,但我們往往忽略了企業當前信息化水平的現實情況,在大多數中小企業還在使用原始的手工流程,紙質單據,崗位設置不足,電腦也只是一個上網打字工具的情況下。我們和企業主夸夸其談信息化的種種好處,無紙辦公,生產管控,績效考核,成本核算等等,決口不提信息化還有失敗的可能。失敗源于沒有根據企業的基本情況以及企業主的決心,而選擇了錯誤的信息化系統。

  我們要讓企業從無到有的建立信息化系統,必須要深刻了解企業主的痛點,怎樣通過信息化的手段去解決企業急需解決的問題。企業主對于企業的業務訂單,生產過程,庫存情況,成本核算,人員工資等等無不關心,企業為什么需要信息化系統,確切說是企業主為什么需要信息化系統,是因為企業現有的管理方式不能給企業主提供準確及時的各種信息,讓企業主在做公司決策時沒有準確的數據支撐。企業主常常遇到不能按時交貨的訂單,生產進度不可控,庫存不清,成本核算不準確等等讓企業主頭痛的問題,要解決這些問題并不是簡單購買一套企業信息化管理軟件就能輕易解決的。

  市場上充斥著各種類型的企業信息化管理軟件,從功能簡單的庫存管理,到企業整體管理的ERP。我們在向企業主介紹信息化系統時,除了充分了解企業主的痛點外,還應該充分了解企業的基本情況,即公司現有員工人數,電腦數量,人員結構(年齡,學歷),部門崗位設置,當前信息化水平(財務軟件,庫存軟件),業務流程的方式(手工單據,臺帳記錄,簽字審批)等。因為這些企業的基本情況才是真正決定企業應該選擇怎樣的信息化系統的關鍵因素。

  企業要上信息化系統本身就是一場從無到有的變革,所以要讓企業主充分認識到變革即革命是需要“流血”的,要有必要的資金投入(軟件開發,電腦,打印設備采購,網絡建設等),結構調整(部門崗位設置),流程重塑(基于信息系統的流程優化及重塑),設備改造(庫存貨架貨位改造便于信息化管理),人員培訓(讓員工充分認識到企業信息化的重要性及不可代替性)。還有當在信息化系統建設推進遇到阻力時企業主是否有決心做出犧牲或改變(誰不執行誰下課的決心)。

  當我們對企業的基本情況了解了,企業主的決心也確定了,這時回到選擇怎樣的信息化系統上來,既然我們是針對的是一個企業而非小商店,我們要打通的是整個企業各部門的壁壘,這就不是一套進銷存軟件能解決的問題了,那直接上ERP行嗎?現在的企業主都對ERP談虎色變,花費巨大,還不一定能成功的用起來,這也許不是ERP本身的原因,而是企業自身的原因。這也就又回到了企業的基本情況了,規模小,崗位人員設置不夠,操作人員水平不足,流程不規范,不能改變現有不合理的流程等等。所以說中小企業直接上ERP,失敗的風險太大。

  除了ERP,市場上針對企業的信息化管理軟件還有很多,但為什么沒有多少企業直接買來用呢?我們可以看到市場的成品管理軟件都是各行業的通用性管理軟件,企業買來后,咋一看,好像可以用,但真正用了的時候總會覺得軟件里的流程有很多地方跟公司現有的流程有不一樣的地方,還有些功能我不需要,而有些必需的功能又沒有。那要怎么辦呢?要么改變軟件,要么改變自己。行業的通用軟件是怎么來的呢?是軟件公司在給此行業的某些公司做定制開發后,進行通用化修改而來的,其實它的本質還是本行業里某一個公司或幾個公司的定制軟件,既然是定制也就是說實用這些公司但并不一定實用其它公司,在不能針對你公司做定制修改的情況下,除非是你的公司改變自己,要么完全學習他的管理方法和流程才能用這個“通用軟件”。但我們知道這基本是不現實的,最后經過努力后發現其實兩種改變都不是那么容易的事,那不改變也就意味著用不了用不好。

  中小企業在上信息化時,我認為應遵循先用再改進的原則來推進,即先采用定制化最小需求開發。要讓企業在盡量不改變現有工作習慣和流程的情況下,快速的先把信息系統搭建并使用起來,在使用的過程中再進行跟蹤,修改,完善。

  為什么要采用這種方式來推進企業信息化系統的建設呢?首先,就算是同行業中的各企業,他們的管理方式和需求也會有區別的,這也是通用的管理軟件很難在行業里應用開。所以在不考慮定制開發成本的情況下,定制開發是中小企業找到適合自己軟件的唯一選擇;其次,中小企業在逐步發展壯大的過程中,是由企業領導者和公司員工共同努力的結果,企業已經形成并固化了一套行之有效的工作方式及流程,即使那些方式和流程并不是最好的,可能也不規范,但那是當前最適合本企業的一種方式。因為這里面涉及了管理本企業的人,設備,客戶,市場環境等各種因素決定的。所以如果要推動企業信息化的建設就要盡量在不改變當前企業的工作方式及流程下進行。完全的按行業標準和規范來約束也許并不適用于當前企業的情況,應該允許那些暫時不合理不規范的流程存在。之所以說暫時,那是因為企業在信息化建設好后,經過信息化的幫助,企業會得到進一步的成長,就會逐步認識到以前不合理不規范的地方,從而進行改進。這也是信息化系統應該具有和企業共同成長的潛力。最后,之所以要讓企業先用再改,那是因為沒有那款定制軟件在沒有充分使用的情況下就十分符合企業需求的,畢竟企業在建設信息系統上對自己的需求都還不是十分準確,只有在使用過程中有些需求才會出現并意識到。還有就是,員工的操作習慣培養,原來員工采用手工的方式來工作,現在突然改為通過系統軟件來工作,原來的隨意性很大,現在必須按照軟件即定的流程來辦事,這在員工心里會有一定的抵觸情緒。原來監管靠人,現在系統軟件在無形的控制,這也會規范員工的操作管理方式。當員工逐漸習慣了信息系統這種操作方式后,以后就會依賴這種方式。所以在推行之初一定不能讓操作員工感到太大的壓力,不要讓軟件比手工的方式更麻煩,要讓他們感到通過信息系統來辦公,比以前用手工的方式更方便有效。

  雖然,我們建義先按企業的基本需求來開發信息系統,但其信息系統的主要核心還是要以ERP的思想來構建,以便于企業發展到相應階段順利過渡到ERP上去。我們構建的信息系統是要為整個企業各部門服務的,所以信息系統必須貫穿企業的各部門,打破各部門的信息壁壘,讓各部門的數據真正為企業所用。也就是說我們構建的信息系統是企業各部門的信息橋梁,以業務訂單為起點,生產控制為核心,庫存管理為基礎,為財務成本核算提供依據,為公司決策提供支持。

  說簡單點,就是要讓企業主知道在建設了信息化系統后他能感受到什么成效,撐握跟蹤客戶訂單情況,實時撐控生產過程,清楚知道公司庫存,明確產品成本核算,逐漸固化規范的員工操作方式,打消部門信息壁壘,減少部門和員工的互相推諉。讓信息化系統真正為企業的經營管理服務,增強企業的核心竟爭力。


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